Datenschutzerklärung

Verantwortlicher und Kontakt

Für Website-Anfragen und eigene Kundenbeziehungen ist Tibet Softphia, Rue du Botzet 1, 1700 Fribourg, Schweiz, verantwortlich. Datenschutzanfragen richten Sie an [email protected].

Daten und Zwecke

Name, E-Mail, Betreff, Nachricht, freiwillige Firmen- und Telefonnummer, Sprache und IP-Adresse dienen der Beantwortung, Angebotserstellung, Unterstützung und Missbrauchsprävention. Technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle unterstützen den Betrieb. Registrierung und Abonnementverwaltung umfassen auch Firmen-, Benutzer- und Rechnungsdaten.

Ihre Geschäftsdaten

Ein Betrieb, der Softphia für Kunden oder Mitarbeitende nutzt, bestimmt die Zwecke dieser Daten. Weisungen und eine erforderliche Auftragsbearbeitungsvereinbarung sind gesondert zu vereinbaren. Diese Erklärung ersetzt sie nicht.

Dienstleister und Auslandbearbeitung

Hosting-, E-Mail- und technische Dienstleister erhalten die für ihre Leistungen notwendigen Daten. Cloudflare unterstützt Auslieferung und Sicherheit; beim Laden von Google Fonts erhält Google technische Verbindungsdaten. Aktivierte Telegram-Kontaktmeldungen enthalten Name, Kontaktdaten und Nachricht. Stripe bearbeitet Zahlungen über seinen Dienst. Cloudflare nennt die USA und den EWR; Google und Stripe sind international einschliesslich der USA tätig. Telegram nennt Gruppengesellschaften auf den Britischen Jungferninseln und in den Vereinigten Arabischen Emiraten. Die verlinkten Anbieterinformationen erläutern Regelungen und Schutzmassnahmen; Auskunft zu den für Ihre Anfrage relevanten Empfängern und Übermittlungen erhalten Sie bei uns.

SoftSI-Berater auf der Website

Wird auf dieser Website der Berater «SoftSI fragen» angeboten, sendet Ihr Browser Ihre Frage (höchstens 500 Zeichen), die Seitensprache und eine Gesprächskennung ohne Cookies an die Softphia-API. Falls aktiviert, prüft Cloudflare Turnstile die Anfrage auf Missbrauch und erhält technische Browser- und Verbindungsdaten. E-Mail-Adressen und Telefonnummern in der Frage werden maskiert, bevor unser KI-Modellanbieter, derzeit OpenAI (USA), die Antwort erzeugt. Die Antworten erstellt eine KI aus dem öffentlichen Katalog von Softphia; sie können unvollständig oder falsch sein und sind keine verbindlichen Angebote. Bitte geben Sie keine persönlichen Daten ein.

Gespräche mit dem Berater

Frage und Antwort werden maskiert 90 Tage aufbewahrt, mit ihren Sprachen, dem verwendeten Modell und den Kosten, unter einem pseudonymen Gesprächsschlüssel und ohne IP-Adresse, Browserangaben oder Cookies. Mitarbeitende von Softphia lesen diese Gespräche, um die Antworten des Beraters zu prüfen und zu verbessern. Missbrauchsgrenzen verwenden einen schlüsselbasierten Hashwert Ihrer IP-Adresse, der innerhalb eines Tages gelöscht wird. Damit ein Gespräch fortgesetzt werden kann, hält die API es zwei Stunden nach der letzten Frage bereit, und Ihr Browser behält es im geöffneten Tab, bis Sie ihn schliessen.

Geführte Registrierung mit SoftSI

Wird auf dieser Website die geführte Registrierung angeboten, führt SoftSI Sie in Ihrem Browser durch einige Entscheidungen: die Art des Betriebs, die benötigten Funktionen, die Grösse Ihres Teams, einen nach dem Katalog von Softphia bepreisten Vorschlag und das Kontoformular. Ihre Entscheidungen werden ohne Cookies und ohne jede Kennung Ihrer Person an die Softphia-API gesendet und nur in Ihrem Browser-Tab behalten, bis Sie ihn schliessen oder von vorn beginnen. Wenn Sie Ihren Betrieb in eigenen Worten beschreiben (höchstens 200 Zeichen) oder eine Frage eingeben (höchstens 500 Zeichen), wird der Text an die API gesendet, die E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter ersetzt, bevor irgendetwas anderes ihn liest; eine Beschreibung, die zu keinem unserer Katalog-Stichwörter passt, kann von OpenAI (USA) einer unserer Betriebsarten zugeordnet werden, und Fragen werden wie unter «SoftSI-Berater auf der Website» beschrieben beantwortet und wie unter «Gespräche mit dem Berater» beschrieben aufbewahrt; die Beschreibung selbst wird nicht gespeichert. Cloudflare Turnstile prüft, dass eine Person und kein Skript den Text und das Kontoformular gesendet hat. Wenn Sie Ihr Konto erstellen, gehen die eingegebenen Angaben (Name des Betriebs, Ihr Name, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Name des Arbeitsbereichs, MWST-Status und Zeitzone) zusammen mit der gewählten Einrichtung an dieselbe Registrierung, die auch das Softphia-Panel verwendet; sie dienen dazu, Ihre E-Mail-Adresse und Mobilnummer zu bestätigen sowie Ihr Softphia-Konto zu erstellen und zu betreiben, und zu nichts anderem. Aus einem Besuch, der kein Konto erstellt, entsteht kein Profil, kein Lead und kein Marketingdatensatz.

Cookies und Kommunikation

Sitzungs- und Sicherheitscookies ermöglichen Formulare und schützen Anfragen. Sie können Cookies im Browser sperren oder löschen; Funktionen können eingeschränkt werden. Eine Anfrage ist keine Newsletter-Anmeldung. Wir verwenden diese Website nicht für Werbetracking.

Aufbewahrung

Anfragen werden so lange aufbewahrt, wie ihre Bearbeitung, eine Geschäftsbeziehung oder die Geltendmachung und Abwehr rechtlicher Ansprüche dies erfordern. Notwendige Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen können länger aufzubewahren sein. Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht oder anonymisiert; Sicherungen folgen ihrem Sicherungszyklus. Sie können Überprüfung oder Löschung verlangen.

Softphia-Apps

SoftPOS (Kasse), SoftKitchen (Küchendisplay) und SoftBoss (App für die Geschäftsleitung) arbeiten mit dem Softphia-Konto eines Betriebs und verbinden sich verschlüsselt mit der Softphia-API. In den Apps werden keine Konten eröffnet: Der Betrieb legt seine Stationen, Bedienpersonen und Benutzer in SoftPanel an, dem Verwaltungspanel von Softphia. Was die Apps für den Betrieb erfassen, etwa Verkäufe, Bestellungen, Kunden, Mitarbeitende und SoftSI-Anfragen, wird in seinem Auftrag bearbeitet, wie unter «Ihre Geschäftsdaten» beschrieben; für Betrieb und Sicherheit der Apps ist Softphia verantwortlich. Wir bearbeiten App-Daten, um den vom Betrieb bestellten Dienst zu erbringen, aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren Betrieb und, für SoftSI, mit Ihrer Einwilligung. Die Apps enthalten keine Werbung, verfolgen Sie nicht über Apps oder Websites hinweg und richten sich nicht an Kinder.

SoftPOS

Die Kasse meldet sich als Station des Betriebs mit Stationscode und Passwort oder mit einem Aktivierungs-QR-Code an und speichert eine zufällige Gerätekennung, die die Sitzung an das Gerät bindet. Bedienpersonen melden sich mit einer PIN oder einer NFC-Bedienerkarte an. SoftPOS übermittelt Verkäufe, Bestellungen, Zahlungen und Rückerstattungen des Betriebs sowie die Kunden-, Liefer- und Reservierungsangaben, die Mitarbeitende erfassen, an die Softphia-API. Die Kamera wird nur bei geöffnetem Scanner verwendet, um Barcodes und QR-Codes zu lesen; die Bilder werden auf dem Gerät ausgewertet und weder gespeichert noch übermittelt. Über das lokale Netzwerk erreicht die Kasse die Drucker und Zahlungsterminals des Betriebs. Kartenzahlungen wickeln das Terminal und sein Zahlungsanbieter ab; SoftPOS erhält nie Kartennummern.

SoftKitchen

Das Küchendisplay meldet sich als Küchenstation des Betriebs an, aktiviert durch das Scannen eines QR-Codes mit der Kamera oder mit Stationscode und Passwort. Kamerabilder werden auf dem Gerät ausgewertet und weder gespeichert noch übermittelt. Eine Gerätekennung bindet die Stationssitzung an das Gerät. SoftKitchen zeigt die Bestellungen, die die Kassen des Betriebs an die Küche senden, und meldet ihren Zubereitungsstand an die API zurück. Von der bedienenden Person fragt die App weder Namen noch Kontakt- oder Zahlungsdaten ab.

SoftBoss

SoftBoss richtet sich an die Leitung eines Betriebs. Sie melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort eines Benutzers an, den der Betrieb in SoftPanel angelegt hat; die API erkennt Sie danach an Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Unternehmen. Die App zeigt Berichte, Finanz- und Tischinformationen des Betriebs und speichert Ihre Sitzung verschlüsselt auf dem Gerät. Entsperren Sie die App mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung, prüft Ihr Gerät dies selbst: SoftBoss erfährt nur, ob die Prüfung gelungen ist, und keine biometrischen Daten verlassen das Gerät. SoftBoss enthält keine Analyse-, Absturzmelde- oder Werbedienste.

SoftSI-Assistent in SoftBoss

SoftSI ist ein freiwilliger KI-Assistent. Vor Ihrer ersten Nachricht erklärt SoftBoss, was an wen gesendet wird, und bittet um Ihre Einwilligung. Ihre Nachrichten, angehängte Dateien und die Geschäftsdaten, die SoftSI für die Antwort liest, gehen über die Server von Softphia an unseren KI-Modellanbieter, derzeit OpenAI (USA), der die Antwort erzeugt. Wir weisen OpenAI an, das Gespräch nicht zu speichern; nach seinen API-Bedingungen verwendet OpenAI es nicht zum Training von Modellen und kann es bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung aufbewahren. Im klassischen Sprachmodus wandelt die Spracherkennung Ihres Geräts (etwa Google unter Android oder Apple unter iOS) Ihre Sprache nach den Bedingungen ihres Anbieters in Text um, und es geht kein Audio an Softphia oder OpenAI: SoftBoss sendet nur diesen Text, wenn Sie auf Senden tippen oder, in einem Sprachgespräch, wenn Sie zu Ende gesprochen haben. Gesprochene Antworten liest eine natürliche Stimme vor, die OpenAI aus dem Antworttext erzeugt. Im natürlichen Sprachgespräch, wo es angeboten wird und erst nachdem Sie seinem eigenen Hinweis zugestimmt haben, geht Ihre Stimme, solange das Gespräch offen ist, als Audio direkt von Ihrem Gerät an OpenAI (USA), das zuhört und mit einer natürlichen Stimme antwortet. Wie bei einem schriftlichen Gespräch erreichen die Geschäftsdaten, die SoftSI liest, OpenAI über die Server von Softphia, und Softphia bewahrt eine Mitschrift des Gesprächs auf. Nach denselben API-Bedingungen verwendet OpenAI das Sprachgespräch nicht zum Training von Modellen und kann es bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung aufbewahren. SoftBoss nimmt Ihre Stimme in keinem der beiden Modi auf. KI-Antworten können falsch sein. Änderungen, die SoftSI vorbereitet, warten auf eine Freigabe in SoftPanel.

SoftSI-Protokolle und Meldungen

Softphia protokolliert jede SoftSI-Anfrage mit Benutzer, ausgeführten Schritten, Freigaben, Ergebnis, verwendetem Modell und Kosten, damit nachvollziehbar bleibt, was der Assistent getan hat, und Missbrauch verhindert wird. Mitarbeitende von Softphia prüfen diese Protokolle und die Antworten, die Sie in der App melden, um SoftSI zu kontrollieren und zu verbessern. Angehängte Dateien sind 23 Stunden lesbar und werden innerhalb eines Tages gelöscht. Die Protokolle werden aufbewahrt, solange das Geschäftskonto besteht, sofern der Betrieb oder Sie nicht eine frühere Löschung verlangen.

Dienstleister für die Apps

Hetzner Online (Deutschland) hostet die Softphia-API und ihre Datenbanken. Cloudflare überträgt und schützt die Verbindungen zwischen den Apps und der API. Unter Android lesen SoftPOS und SoftKitchen Codes mit Google ML Kit auf dem Gerät: Die Bilder bleiben auf dem Gerät, ML Kit sendet Google aber technische Angaben wie Gerätemodell, Betriebssystem- und App-Version, Leistungs- und Fehlerdaten sowie eine Installationskennung, um den Dienst zu überwachen und zu verbessern. Unter iOS nutzen die Apps die Scanfunktion von Apple auf dem Gerät. OpenAI (USA) erzeugt die Antworten von SoftSI. Kartenzahlungsanbieter wie SumUp handeln nach der eigenen Vereinbarung des Betriebs mit ihnen. Google und OpenAI bearbeiten Daten unter anderem in den USA; ihre unten verlinkten Informationen beschreiben die Schutzmassnahmen.

Aufbewahrung und Löschung von App-Daten

Stationen, Bedienpersonen und Benutzer bestehen, bis der Betrieb sie in SoftPanel löscht oder sein Konto endet. Die Geschäftsdaten bleiben im Konto, solange der Betrieb sie führt; bei Vertragsende werden sie wie vereinbart herausgegeben oder gelöscht, ausgenommen Unterlagen, die gesetzlich aufzubewahren sind, etwa Buchhaltungsunterlagen (in der Schweiz 10 Jahre). Abmelden oder Deinstallieren einer App entfernt die Sitzung und die Einstellungen, die sie auf dem Gerät gespeichert hat. Administratoren des Betriebs löschen Benutzer in SoftPanel; jede Person kann die Löschung ihres Kontos und ihrer Daten über die Seite zur Kontolöschung oder unter [email protected] verlangen.

Kontolöschung →

Rechte und Aktualisierungen

Nach anwendbarem Recht können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Datenübertragbarkeit verlangen und widersprechen. Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden. Identitätsprüfung und gesetzliche Aufbewahrung können Ihren Antrag beeinflussen. Sie können sich an den EDÖB oder eine andere zuständige Behörde wenden. Wesentliche Änderungen werden in einer aktualisierten Erklärung erläutert.