Alles, was der Betrieb zum Laufen braucht, in einem Browser-Tab: vom Salon bis zur Garage.

Softphia ist die Software für den Arbeitstag eines Ladens, Restaurants, Salons, einer Werkstatt oder eines Dienstleisters. Verkäufe, Kunden, Rechnungen, Lager, Termine, Arbeitsaufträge und Geld sind an einem Ort, und was an der Theke verkauft wurde, muss im Büro niemand noch einmal eintippen.

Die Produkte

• SoftPanel läuft im Browser. Es ist das Backoffice: Produkte, Kunden, Offerten und Rechnungen, Einkauf, Geldkonten, Benutzer und Einstellungen.
• SoftPOS ist die Kassen-App für ein Android-Tablet, ein iPad oder einen Windows-Computer. Sie gehört zum Modul Kasse.
• SoftKitchen zeigt Bestellungen auf einem Bildschirm in der Küche, mit Produktionsaufträgen und Rezepten. Dafür braucht es die Erweiterung Küchenbildschirm.
• SoftBoss ist die App für Inhaber und Geschäftsführung auf dem Handy: die Zahlen des Tages, die Finanzen, die Tische und SoftSI für Fragen.
• SoftSI ist der Assistent im Panel, an der Kasse, in SoftBoss und auf dieser Website.
• SoftSMS ist das vorausbezahlte SMS-Guthaben von Softphia für Erinnerungen und Bestellmeldungen.
• SoftEdge hält die Kassen und Küchenbildschirme über die mobilen Daten eines Handys am Netz, wenn im Betrieb das Internet ausfällt. Gratis.

Wie Softphia aufgebaut ist

Jedes Abonnement enthält Softphia Core. Dazu nehmen Sie die Module und Erweiterungen, die Ihr Betrieb braucht, etwa Lager, Termine oder Arbeitsaufträge, und zahlen nur, was Sie gewählt haben. Die Betriebsart, die Sie bei der Registrierung angeben, schlägt eine Grundausstattung vor und nennt einen Auftrag auf dem Bildschirm so, wie Ihre Branche ihn nennt, etwa Reinigungsauftrag in der Textilreinigung.

Bei der Registrierung wählen Sie eine Branche und dann die Betriebsart, die Ihrer am nächsten kommt. Softphia bietet:

• Gastronomie & Getränke: Restaurant, Café, Bar, Take-away, Bäckerei.
• Einzelhandel: Minimarkt, Lebensmittelgeschäft, Boutique, Zoohandlung.
• Beauty & Wellness: Barbershop, Nagelstudio, Tattoo-Studio.
• Pflege & Reparatur von Gegenständen: Textilreinigung, Wäscherei, Schneiderei, Schuhmacherei, Uhren- & Schmuckreparatur.
• Fahrzeug-, Geräte- & Anlagenservice: Autowerkstatt, Handyreparatur, Technischer Service, Maschinenservice, Heizung & Klima, Aufzugsservice.
• Herstellung: Kleinhersteller.
• Sonstiges: Sonstiger Betrieb, wenn nichts passt. Sie starten mit dem Nötigsten und ergänzen, was Sie brauchen.

Die Betriebsart schlägt eine Grundausstattung vor und nennt einen Auftrag so, wie Ihre Branche ihn nennt: Eine Textilreinigung sieht Reinigungsaufträge, eine Garage Reparaturaufträge, eine Schneiderei Aufträge. Sie blendet nie eine Funktion aus, für die Sie zahlen, und ändert nichts am Preis.

Bei Restaurant, Minimarkt, Textilreinigung, Autowerkstatt und Tattoo-Studio deckt Softphia den ganzen Tagesablauf ab, von A bis Z getestet; bei den übrigen Betriebsarten decken die bestehenden Module den ganzen Ablauf ab. Bei Zoohandlung und Kleinhersteller deckt Softphia die Kernarbeit ab; was nicht abgedeckt ist, nennen die Antworten weiter unten.

Softphia ist für Betriebe in der Schweiz und in Liechtenstein gemacht und wird in Fribourg entwickelt. Sie wählen bei der Registrierung die Schweiz oder Liechtenstein, und MWST-Sätze, Währung, Zeitzone und Belegregeln sind für Sie eingestellt: die Schweizer MWST-Sätze, CHF, die QR-Rechnung auf Rechnungen, der Bankabgleich mit camt.053/054 und die Rundung auf 5 Rappen bei Barzahlung. Deutsch und Französisch folgen der Schweizer Schreibweise.

Die Preise sind in Schweizer Franken, und Panel, Apps und diese Website sprechen Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Türkisch, Spanisch, Portugiesisch und Russisch.

Ja. Der Zugriff läuft in Softphia über Rollen, und die gehören zu Softphia Core.

• Eine Rolle bündelt Berechtigungen, etwa Produkte ansehen oder Rückerstattungen buchen. Sie legen eigene Rollen an, zum Beispiel eine für das Kassenpersonal und eine für Vorgesetzte, und geben jedem Benutzer eine Rolle.
• Wer sich registriert, erhält die Administratorrolle mit allen Berechtigungen.
• Menüpunkte und Seiten, die eine Rolle nicht erlaubt, sind ausgeblendet. Dieselben Rollen gelten im Softphia-Panel, an der Kasse in SoftPOS und in SoftBoss.
• Jede Änderung an den Rollen und an ihrer Zuteilung landet im Änderungsverlauf.

An der Kasse

Mitarbeitende melden sich in SoftPOS mit ihrer PIN an oder, auf Geräten mit Kartenleser, mit einer NFC-Karte. Manche Aktionen können Sie Vorgesetzten vorbehalten: die Kasse öffnen oder schliessen, einen Preis ändern oder einen Rabatt geben, einen schon in die Küche geschickten Artikel stornieren, Rückerstattungen. Startet ein Kassier ohne diese Berechtigung eine solche Aktion, gibt ein Vorgesetzter derselben Filiale sie an Ort und Stelle mit seiner PIN oder Karte frei, und Softphia hält fest, wer freigegeben hat.

Ja. In Softphia ist jeder Standort Ihres Betriebs, etwa ein Geschäft, eine Filiale oder ein Büro, ein Lager unter Einstellungen › Betrieb › Filialen und Lager. Ein Standort ist in jedem Abonnement inbegriffen, und jedes Paket Zusätzlicher Standort bringt einen weiteren.

Was zu einem Standort gehört:

• Kassen und Personal: Jede Kassenstation und jeder Benutzer gehört zu einem Standort, und eine Kasse verkauft von ihrem eigenen Standort aus.
• Rechnungsnummern: Jeder Standort hat ein Rechnungspräfix, mit dem die Nummern seiner Verkäufe beginnen.
• Öffnungszeiten, nach denen sich die freien Zeiten für Termine richten.
• Im Restaurant ein eigener Tischplan, eigene Küchenposten und eigene Drucker.
• Bestand: Mit dem Modul Lager wird der Bestand pro Standort geführt. Waren verschieben Sie mit Umlagerungen zwischen den Standorten, und der empfangende Standort bestätigt, was angekommen ist.

Produktkatalog und Kunden sind für alle Standorte dieselben, und Geschenkkarten gelten in jeder Filiale.

Die wichtigsten Zahlen stecken schon in Softphia Core, im Softphia-Panel:

• Start: Verkäufe, Zahlungseingänge, offene Salden sowie der Kassen- und Bankbestand eines Zeitraums.
• Finanzübersicht: Geldkonten, Kassenbuch, Forderungen, Verbindlichkeiten, Gewinn und MWST, mit druckbaren Berichten und einer Excel-Arbeitsmappe.
• MWST und Buchhaltung: eine MWST-Zusammenfassung und Prüfungen von Verkäufen und Zahlungen.

Jedes Modul bringt seine eigenen Berichte mit:

• Analysen vergleicht Umsatz und Gewinn mit früheren Perioden und zeigt Stosszeiten, starke und schwache Produkte, Kunden, Personal und Zahlungsarten, mit CSV-Export.
• Lager bringt die Bestandsübersicht mit Bestandswert, kritischen Beständen und Bewegungen.
• Kasse bringt die X- und Z-Berichte jeder Kassenschicht und einen Tagesbericht in SoftPOS.
• Personal & HR bringt die Personalkosten.
• Abgleich zeigt, wie viele Zeilen der Kontoauszüge zugeordnet sind.

Unterwegs zeigt SoftBoss die Zahlen der Startseite und die Finanzübersicht auf dem Handy von Inhabern und Geschäftsführung.