Tout ce qu’il faut pour gérer l’entreprise, dans un onglet.

Softphia est le logiciel de gestion du quotidien d’un garage, d’un salon, d’un magasin, d’un pressing, d’un atelier de réparation, d’un restaurant ou d’un petit producteur. Ventes, clients, factures, stock, rendez-vous, ordres de travail et finances se trouvent au même endroit : ce que vous faites au comptoir n’a jamais besoin d’être ressaisi au bureau.

Les produits

• SoftPanel s’ouvre dans votre navigateur. C’est le back-office : produits, clients, offres et factures, achats, comptes financiers, utilisateurs et paramètres.
• SoftPOS est l’app de caisse pour tablette Android, iPad ou ordinateur Windows. Elle vient avec le module Point de vente et affiche les écrans de votre métier : ordres de travail au garage, fauteuils et rendez-vous au salon, tables au restaurant.
• SoftBoss est l’app des patrons et des gérants : les chiffres du jour et les finances sur votre téléphone, et SoftSI pour poser vos questions.
• SoftSI est l’assistant intégré au back-office, à la caisse, à SoftBoss et à ce site.
• SoftSMS est le crédit SMS prépayé de Softphia, pour les rappels et les avis de commande.
• SoftEdge garde les caisses connectées grâce aux données mobiles d’un téléphone quand votre Internet tombe. Il est gratuit.
• SoftKitchen, pour les restaurants, affiche les commandes sur un écran en cuisine, avec les ordres de production et les recettes. Il demande l’extension Écran de cuisine.

Comment c’est construit

Chaque abonnement comprend Softphia Core. Vous ajoutez les modules et les extensions dont votre entreprise a besoin, comme Stock, Rendez-vous ou Ordres de travail, et vous ne payez que ce que vous choisissez. Le métier que vous indiquez à l’inscription propose une base de départ et affiche à l’écran le mot de votre métier pour un travail : ordres de réparation au garage, ordres de nettoyage au pressing.

À l’inscription, vous choisissez un groupe, puis le métier le plus proche du vôtre. Softphia propose :

• Service véhicules, appareils & équipements : Garage automobile, Réparation de téléphones, Service technique, Service machines, Chauffage & climatisation, Maintenance d’ascenseurs.
• Beauté et bien-être : Barbier, Onglerie, Studio de tatouage.
• Entretien & réparation d’articles : Pressing, Blanchisserie, Retouche couture, Cordonnerie, Horlogerie & bijouterie.
• Commerce de détail : Supérette, Épicerie, Boutique, Animalerie.
• Restauration et boissons : Restaurant, Café, Bar, Vente à emporter, Boulangerie.
• Fabrication : Petit fabricant.
• Autre : Autre activité, si rien ne correspond. Vous partez de l’essentiel et ajoutez ce qu’il vous faut.

Votre métier propose une base de fonctions et affiche le mot de votre métier pour un travail : le garage voit des ordres de réparation, le pressing des ordres de nettoyage, l’atelier de retouches des travaux. Il ne masque jamais une fonction que vous payez et ne change pas le prix.

Pour Garage automobile, Pressing, Studio de tatouage, Supérette et Restaurant, Softphia couvre toute la journée de travail, testée de bout en bout ; pour les autres métiers, les modules existants couvrent tout le déroulement. Pour Animalerie et Petit fabricant, Softphia couvre l’essentiel du travail ; les réponses ci-dessous indiquent ce qui n’est pas couvert.

Pour la Suisse et le Liechtenstein. Softphia est développé à Fribourg, et la façon suisse de faire des affaires y est intégrée dès le premier jour :

• prix et factures en francs suisses ;
• la QR-facture sur vos factures, avec votre IBAN ;
• les taux de TVA suisses et un récapitulatif de TVA ;
• les relevés bancaires camt.053/054 rapprochés de vos factures ;
• l’arrondi à 5 centimes à la caisse ;
• l’allemand et le français selon l’usage suisse.

Vous choisissez la Suisse ou le Liechtenstein à l’inscription : les taux de TVA, la monnaie, le fuseau horaire et les règles des documents sont réglés pour vous. Le back-office, les apps et ce site parlent français, allemand, italien, anglais, turc, espagnol, portugais et russe.

Oui. Dans Softphia, les accès passent par des rôles, et c’est compris dans Softphia Core.

• Un rôle est un ensemble de droits, comme voir les produits ou faire des remboursements. Vous créez vos propres rôles, par exemple un pour les mécaniciens et un pour la réception, ou un pour les caissiers et un pour les responsables, et vous donnez un rôle à chaque utilisateur.
• La personne qui s’inscrit a le rôle d’administrateur, qui a tous les droits.
• Les menus et les écrans qu’un rôle n’autorise pas sont masqués. Les mêmes rôles valent dans le back-office Softphia, à la caisse dans SoftPOS et dans SoftBoss.
• Chaque modification des rôles, et de qui les détient, est conservée dans un historique.

À la caisse

Le personnel se connecte à SoftPOS avec son propre PIN, ou avec une carte NFC sur les appareils qui la lisent. Certaines opérations peuvent être réservées aux responsables : ouvrir ou clôturer la caisse, changer un prix ou accorder un rabais, annuler une ligne déjà envoyée, rembourser. Quand un caissier sans ce droit lance l’une d’elles, un responsable de la même succursale la valide sur place avec son PIN ou sa carte, et Softphia enregistre qui l’a validée.

Oui. Chaque site de votre entreprise, qu’il s’agisse d’un magasin, d’un atelier, d’un salon ou d’un bureau, est un site sous Paramètres › Établissement › Succursales et entrepôts. Un site est compris dans chaque abonnement, et chaque pack Site supplémentaire en ajoute un.

Ce qui appartient à un site :

• Caisses et personnel : chaque poste de caisse et chaque utilisateur sont rattachés à un site, et une caisse vend depuis son propre site.
• Numéros de facture : chaque site a un préfixe qui ouvre la numérotation de ses ventes.
• Horaires d’ouverture, qui décident des créneaux libres pour les rendez-vous.
• Au restaurant, son propre plan de salle, ses postes de cuisine et ses imprimantes.
• Stock : avec le module Stock, le stock est tenu par site. Vous déplacez la marchandise d’un site à l’autre par des transferts, et le site qui reçoit confirme ce qui est arrivé.

Le catalogue et les clients sont communs à tous les sites, et les cartes cadeaux sont valables dans chaque succursale.

Softphia Core comprend les chiffres principaux dans le back-office Softphia :

• Accueil : ventes, encaissements, soldes ouverts et solde de caisse et de banque d’une période.
• Aperçu financier : comptes financiers, livre de caisse, créances, dettes, résultat et TVA, avec des rapports à imprimer et un classeur Excel.
• TVA et comptabilité : un récapitulatif de TVA et des contrôles des ventes et des paiements.

Les modules ajoutent leurs propres rapports :

• Analyses compare les ventes et la marge avec les périodes précédentes et montre les heures de pointe, les produits forts et faibles, les clients, le personnel et les moyens de paiement, avec des exports CSV.
• Stock ajoute l’Aperçu du stock, avec la valeur du stock, le stock critique et les mouvements.
• Point de vente ajoute les rapports X et Z de chaque session de caisse et un rapport du jour dans SoftPOS.
• Personnel et RH ajoute les Coûts du personnel.
• Rapprochement indique combien de lignes de relevé bancaire sont rapprochées.

En déplacement, SoftBoss affiche les chiffres de l’accueil et l’aperçu financier sur le téléphone des patrons et des gérants.