Tudo o que o negócio precisa para andar, num só separador do navegador.

A Softphia é um software de gestão para o dia de trabalho de uma oficina, um salão, uma loja, uma lavandaria, um serviço de reparações, um restaurante ou um pequeno produtor. Vendas, clientes, faturas, stock, marcações, ordens de trabalho e dinheiro ficam no mesmo sítio, por isso uma venda feita ao balcão não tem de ser escrita outra vez no escritório.

Os produtos

• O SoftPanel funciona no navegador. É o back-office: produtos, clientes, orçamentos e faturas, compras, contas de tesouraria, utilizadores e definições.
• O SoftPOS é a aplicação de caixa para um tablet Android, um iPad ou um computador Windows. Vem com o módulo Ponto de venda e mostra os ecrãs de que o seu ofício precisa: ordens de trabalho numa oficina, cadeiras e marcações num salão, mesas num restaurante.
• O SoftBoss é a aplicação para proprietários e gerentes: os números do dia e as finanças no telemóvel, e o SoftSI para fazer perguntas.
• O SoftSI é o assistente integrado no painel, na caixa, no SoftBoss e neste site.
• O SoftSMS é o saldo de SMS pré-pago da Softphia para lembretes e avisos de pedido.
• O SoftEdge mantém as caixas e os ecrãs de cozinha ligados pelos dados móveis de um telemóvel quando a internet do negócio falha. É gratuito.
• O SoftKitchen, para restaurantes, mostra os pedidos num ecrã na cozinha, com ordens de produção e receitas. Requer o complemento Ecrã de cozinha.

Como se compõe

Todas as subscrições incluem o Softphia Core. A isso acrescenta os módulos e complementos de que o seu negócio precisa, como Stock, Marcações ou Ordens de trabalho, e paga só o que escolher. O tipo de negócio que indica no registo sugere um conjunto inicial e usa no ecrã a palavra do seu ramo para um trabalho: ordens de reparação numa oficina, ordens de limpeza numa lavandaria.

No registo, escolhe um setor e depois o tipo de negócio mais parecido com o seu. A Softphia oferece:

• Restauração e bebidas: Restaurante, Café, Bar, Take-away, Padaria.
• Comércio: Minimercado, Mercearia, Boutique, Loja de animais.
• Beleza e bem-estar: Barbearia, Estúdio de unhas, Estúdio de tatuagens.
• Cuidado e reparação de artigos: Limpeza a seco, Lavandaria, Alfaiataria, Reparação de calçado, Reparação de relógios e joias.
• Assistência a veículos, aparelhos e equipamentos: Oficina automóvel, Reparação de telemóveis, Assistência técnica, Assistência a máquinas, Aquecimento e ar condicionado, Manutenção de elevadores.
• Fabrico: Pequeno fabricante.
• Outros: Outro negócio, se nenhum servir. Comece com o essencial e acrescente o que precisar.

O tipo de negócio sugere um conjunto inicial de funcionalidades e usa no ecrã a palavra do seu ramo para um trabalho: uma lavandaria vê ordens de limpeza, uma oficina ordens de reparação, um alfaiate trabalhos. Nunca esconde uma funcionalidade que esteja a pagar nem altera o preço.

Para Restaurante, Minimercado, Limpeza a seco, Oficina automóvel e Estúdio de tatuagens, a Softphia cobre todo o dia de trabalho, testado de ponta a ponta; nos outros tipos, são os módulos existentes que fazem todo o percurso. Para Loja de animais e Pequeno fabricante, a Softphia cobre o trabalho essencial; as respostas mais abaixo indicam o que não cobre.

Para a Suíça e o Liechtenstein. A Softphia é desenvolvida em Fribourg, e a forma suíça de trabalhar está incluída desde o primeiro dia:

• preços e faturas em francos suíços;
• a fatura QR suíça nas suas faturas, com o seu IBAN;
• as taxas de IVA suíças e um resumo do IVA;
• extratos bancários camt.053/054 conciliados com as suas faturas;
• arredondamento a 0,05 em dinheiro na caixa;
• alemão e francês com a ortografia e os termos suíços.

No registo escolhe a Suíça ou o Liechtenstein, e as taxas de IVA, a moeda, o fuso horário e as regras dos documentos ficam definidos. O painel, as aplicações e este site falam português, alemão, francês, italiano, inglês, turco, espanhol e russo.

Sim. Na Softphia, o acesso é gerido por funções, e isso vem incluído no Softphia Core.

• Uma função é um conjunto de permissões, como consultar a lista de produtos ou fazer reembolsos. Crie as funções que quiser, por exemplo uma para os mecânicos e outra para a receção, ou uma para os operadores de caixa e outra para os gerentes, e atribua uma a cada utilizador.
• Quem faz o registo fica com a função de administrador, que tem todas as permissões.
• Os menus e os ecrãs que uma função não permite ficam escondidos. As mesmas funções valem no painel da Softphia, na caixa com o SoftPOS e no SoftBoss.
• Cada alteração às funções, e a quem as tem, fica guardada num histórico.

Na caixa

O pessoal entra no SoftPOS com o seu PIN ou, nos dispositivos que o leem, com um cartão NFC. Algumas ações podem ficar reservadas aos gerentes: abrir ou fechar a caixa, alterar um preço ou dar um desconto, anular um artigo já enviado para a cozinha e fazer reembolsos. Se um operador sem essa permissão iniciar uma delas, um gerente da mesma filial confirma-a ali mesmo com o seu PIN ou cartão, e a Softphia regista quem aprovou.

Sim. Na Softphia, cada local do seu negócio, seja uma loja, uma oficina, um salão ou um escritório, é um local em Definições › Empresa › Filiais e armazéns. Todas as subscrições incluem um local, e cada Local adicional acrescenta mais um.

O que pertence a um local:

• Caixas e pessoal: cada posto POS e cada utilizador estão ligados a um local, e uma caixa vende a partir do seu.
• Numeração das faturas: cada local tem um prefixo próprio, que abre os números das suas vendas.
• O horário de funcionamento, que define as horas livres para marcações.
• Num restaurante, a sua planta da sala, os seus postos de cozinha e as suas impressoras.
• Stock: com o módulo Stock, as existências são geridas por local. A mercadoria passa de um local para outro com transferências, e o local que a recebe confirma o que chegou.

O catálogo de produtos e os clientes são comuns a todos os locais, e os cartões-oferta valem em todas as filiais.

O Softphia Core traz os números principais no painel da Softphia:

• Início: vendas, cobranças, saldos em aberto e o saldo de caixa e de banco de um período.
• Resumo financeiro: contas de tesouraria, livro de caixa, valores a receber e a pagar, lucro e IVA, com relatórios para imprimir e um livro Excel.
• IVA e contabilidade: um resumo do IVA e verificações das vendas e dos pagamentos.

Cada módulo acrescenta os seus relatórios:

• Análises compara as vendas e o lucro com períodos anteriores e mostra as horas de maior movimento, os produtos que mais e menos vendem, clientes, pessoal e meios de pagamento, com exportação para CSV.
• Stock acrescenta a Visão geral do stock, com o valor em stock, o stock crítico e os movimentos.
• Ponto de venda acrescenta os relatórios X e Z de cada turno de caixa e um relatório diário no SoftPOS.
• Pessoal e RH acrescenta os Custos com pessoal.
• Reconciliação mostra quantas linhas dos extratos bancários já estão conciliadas.

Fora do escritório, o SoftBoss mostra os números do início e o resumo financeiro no telemóvel dos proprietários e gerentes.