Une caisse pour le magasin, le salon, l’atelier et le restaurant.

Oui, les deux, à la caisse dans SoftPOS, avec le module Point de vente.

Plusieurs moyens de paiement

Avec le paiement mixte, une même addition se règle avec une ou plusieurs cartes et, si vous le souhaitez, une part en espèces. Vous saisissez chaque part jusqu’à atteindre le total. Avec un terminal de paiement relié, les parts par carte partent vers le terminal.

Acompte

Pour une grosse commande ou un travail retiré plus tard, activez Paiement partiel (acompte) à l’encaissement et saisissez le montant reçu maintenant. La vente est enregistrée comme partiellement payée. Quand le client revient, ouvrez la vente sous Commandes, où Solde ouvert liste tout ce qui reste dû, et encaissez le reste.

Bon à savoir :

• Une vente qui contient une carte cadeau doit être payée en entier : elle ne peut pas recevoir d’acompte.
• À table, les convives qui veulent payer séparément partagent d’abord l’addition.

Oui, c’est compris dans Softphia Core. Chaque vente reçoit un numéro de facture, et une offre acceptée peut devenir une facture.

La QR-facture, c’est-à-dire la section paiement avec code QR, s’ajoute en page 2 d’une facture quand :

• l’adresse de votre entreprise est en Suisse ou au Liechtenstein,
• la monnaie de votre entreprise est le CHF (une facture en EUR ne reçoit pas de section paiement),
• le nom de votre entreprise et votre IBAN sont renseignés,
• la vente a encore un montant dû.

La QR-facture demande le montant encore dû, pas le total d’origine, et Softphia crée sa référence de paiement. Une facture entièrement payée s’imprime sans section paiement.

Vous imprimez les factures ou les téléchargez en PDF dans le back-office Softphia. Pour les envoyer par e-mail depuis votre propre adresse, il faut l’extension E-mail. Avec l’extension Rapprochement, les paiements reçus à la banque peuvent ensuite être rapprochés de ces factures par leur référence.

Oui, avec l’extension Rapprochement.

1. Enregistrez votre compte bancaire dans le back-office Softphia.
2. Chargez un relevé de votre banque au format camt.053 ou camt.054, puis lancez le rapprochement.
3. Softphia rapproche un paiement automatiquement quand sa référence de paiement appartient à une vente ouverte et que le montant et la monnaie concordent. Pour les autres lignes, il peut proposer un document. Frais bancaires, intérêts et virements internes sont classés, pas rapprochés.
4. Vous acceptez les propositions, rapprochez le reste à la main et traitez ce qui reste comme des exceptions.

Un rapprochement enregistre le paiement bancaire sur la vente et comptabilise l’argent sur le compte financier lié : vos factures impayées sont mises à jour sans rien saisir.

Le rapprochement automatique s’appuie sur la référence de paiement que Softphia imprime sur ses QR-factures. Les références sont créées quand votre entreprise est en Suisse ou au Liechtenstein, travaille en CHF et a un IBAN enregistré.

Avec le module Point de vente, chaque paiement à la caisse appartient à une session de caisse, que chaque caisse ouvre et clôture de son côté.

1. Ouverture : en début de journée, ouvrez la caisse dans SoftPOS et saisissez le fonds de caisse mis dans le tiroir.
2. Pendant la journée : notez l’argent que vous ajoutez ou retirez, par exemple pour la monnaie ou un petit achat. Le rapport X donne à tout moment un état intermédiaire de la session.
3. Clôture : comptez le tiroir par billets et pièces, ou saisissez le total. La caisse affiche l’attendu, votre comptage et l’éventuel écart, marqué manquant, excédent ou juste. Puis clôturez la caisse.

Le rapport Z de la session clôturée est conservé avec les espèces comptées, les recettes par moyen de paiement, les remboursements et les pourboires. Vous pouvez l’imprimer à la caisse, et dans le back-office Softphia, sous Ventes › Caisse, vous suivez les sessions de toutes vos caisses et téléchargez les rapports Z en PDF.

L’ouverture et la clôture peuvent être réservées aux responsables : un caissier sans ce droit a besoin de l’accord d’un responsable à la caisse. Une session clôturée ne peut pas être rouverte.

Un seul type de terminal se relie à la caisse : le lecteur de cartes SumUp Solo, avec l’extension Paiements SumUp, qui demande Point de vente. Vous connectez votre compte SumUp dans le back-office Softphia, associez le lecteur avec le code qu’il affiche et l’attribuez à une caisse.

Avec un lecteur relié, la caisse envoie le montant au lecteur et enregistre la vente une fois le paiement accepté. Si un paiement ne peut pas être confirmé, la caisse vous prévient de ne pas débiter le client une seconde fois, et un responsable examine le cas dans le back-office.

Vous pouvez aussi garder n’importe quel autre terminal. Il n’est pas relié : le paiement passe sur votre terminal, et SoftPOS enregistre le paiement par carte, si vous le souhaitez avec la référence de transaction du terminal.

Chaque caisse peut avoir son propre lecteur.

Non. Softphia n’a pas de boutique en ligne.

Ce que vous pouvez faire :

• Prendre à la caisse dans SoftPOS les commandes que vos clients passent par téléphone, en retrait ou en livraison, avec le module Point de vente.
• Envoyer des offres et des factures par e-mail, avec l’extension E-mail. La facture d’une entreprise en Suisse ou au Liechtenstein peut porter une QR-facture : le client la paie en scannant le code.